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Le Conseil

Règlements

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Règlement No 1

RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX

Article 1 – Préambule

1.01  Le Conseil de presse du Québec est un organisme sans but lucratif dont le mandat consiste à protéger la liberté de presse et à assurer au public son droit à l’information. À ces fins, le Conseil de presse agit comme un tribunal d’honneur et assure un leadership en matière de déontologie à l’égard de tous les médias d’information distribués ou diffusés au Québec, qu’ils soient membres ou non de la corporation, qu’ils appartiennent à la presse écrite ou à la presse électronique, et qu’il s’agisse de médias québécois ou non.

Article 2 – Définitions

2.01 À moins d’une disposition expresse à l’effet contraire, les mots et expressions ont le sens suivant :

a) acte journalistique : acte en vue de la recherche, du traitement et de la diffusion d’informations pour le compte ou sous la responsabilité d’une ou de plusieurs entreprises de presse;

b) administrateur : membre du conseil d’administration;

c) conseil : conseil d’administration;

d) corporation : Conseil de presse du Québec;

e) entreprise de presse :

i) une entreprise dont l’activité essentielle est la publication de journaux ou de périodiques et qui a un ou des journalistes oeuvrant au Québec;

ii) une entreprise qui produit ou qui diffuse ou distribue par la voie des ondes ou au moyen de la télédistribution des émissions d’informations destinées au public et qui a un ou des journalistes oeuvrant au Québec;

iii) une agence de presse ou de nouvelles qui a un ou des journalistes oeuvrant au Québec et qui est liée par contrat à une ou des entreprises de presse ou publications assimilées dont l’activité essentielle est la publication de journaux ou de périodiques, ou à une ou des entreprises qui produisent ou qui diffusent ou distribuent par la voie des ondes ou au moyen de la télédistribution des émissions d’information destinées au public.

iv) Une entreprise qui produit ou diffuse par Internet des émissions ou articles d’information destinés au public et qui a un ou des journalistes oeuvrant au Québec.

f) journaliste : personne ayant pour occupation principale et régulière l’accomplissement d’actes journalistiques;

g) Loi : Loi sur les compagnies (L.R.Q. 1977 c. C 38), telle qu’amendée par la Loi modifiant la Loi des compagnies et d’autres dispositions législatives (L.Q. 1979, c. 31) et la Loi modifiant la Loi sur les compagnies et la Loi sur les déclarations des compagnies et sociétés (L.Q. 1980, c. 28), ainsi que toute autre modification subséquente;

h) membre constitutif : association, entreprise de presse, regroupement ou institution qui partage les objectifs de la corporation, qui verse une cotisation annuelle au Conseil et qui a le pouvoir de recommander, pour nomination à titre d’administrateurs, les personnes venant du secteur des entreprises de presse et du secteur des journalistes;

i) membre du public : personne nommée par le conseil d’administration qui ne doit pas être journaliste ou lié directement ou indirectement au secteur des entreprises de presse ni à celui des journalistes;

j) membre honoraire : anciens présidents et anciens secrétaires généraux de la corporation de même que toute autre personne à qui le conseil confère ce titre;

k) organisme associé : association, entreprise, regroupement ou institution qui partage les objectifs de la corporation, qui en finance de façon régulière les activités mais qui, sous réserve des dispositions concernant la désignation des membres provenant du public, n’a pas le pouvoir de recommander les personnes qui siègent à titre d’administrateurs;

l) règlement : le règlement général de la corporation en vigueur à l’époque pertinente.

2.02  Définitions de la Loi Sous réserve de ce qui précède, les définitions prévues à la Loi s’appliquent aux dispositions de ces règlements.

2.03  Règles d’interprétation Les mots employés au singulier comprennent le pluriel et vice versa, ceux du genre masculin comprennent le féminin et vice versa, et les dispositions qui s’appliquent à des personnes physiques s’entendent aussi pour des personnes morales, notamment les sociétés et les autres groupements non constitués en corporation.

2.04  Adoption des règlements Le conseil peut adopter des règlements non contraires à la Loi ou à l’acte constitutif de la corporation et peut révoquer, modifier ou remettre en vigueur tout règlement de la corporation.

2.05  Primauté En cas de contradiction entre la Loi, l’acte constitutif ou les règlements, la Loi prévaut sur l’acte constitutif et sur les règlements, et l’acte constitutif prévaut sur les règlements.

2.06  Titres Les titres utilisés dans les règlements le sont comme référence et ils ne doivent pas être considérés dans l’interprétation de ces règlements.

Article 3 – Les Membres

3.01 Catégories Les membres de la corporation sont :

– les membres constitutifs;

– les organismes associés;

– les administrateurs;

– les membres honoraires.

3.02 Membres constitutifs Sous réserve de l’article 11, les membres constitutifs sont issus de deux (2) secteurs :

a) du secteur des entreprises de presse :

–       Les Quotidiens du Québec inc.;

–       Hebdos Québec;

–       La Société Radio-Canada;

–       Télé-Québec;

–       Les radios-télédiffuseurs privés (Bell Média et Cogeco);

–       TC Media.

b) du secteur des journalistes :

– La Fédération professionnelle des journalistes du Québec.

3.03  Organismes associés Les organismes associés sont nommés par le conseil après recommandation du bureau de direction.

Toute association ou tout groupe intéressé aux activités du conseil et partageant ses objectifs peuvent adresser une demande par écrit au président qui la transmet au bureau de direction.

3.04  Membres issus du public Sous réserve de l’article 10.03, les membres issus du public sont nommés par le conseil d’administration après avis public de recrutement et sur recommandation d’un comité de sélection tripartite formé par le conseil.

3.05  Administrateurs Les administrateurs sont au nombre de 22 :

a) sept issus des membres constitutifs du secteur des entreprises de presse;

b) sept issus du secteur des journalistes;

c) huit, dont le président, issus du public.

3.06  Membres honoraires Les membres honoraires se voient attribuer ce titre par le Conseil.

Sous réserve de ce qui précède, le conseil peut nommer d’autres personnes sur recommandation du président.

3.07  Droits des membres honoraires Les membres honoraires sont invités à assister à l’assemblée générale annuelle de la corporation, mais ils n’y ont pas droit de vote.

Les membres honoraires peuvent être consultés en tout temps par le conseil pour toute question concernant la corporation.

Les membres honoraires ne peuvent représenter la corporation ou le conseil ni faire des déclarations en leur nom à moins d’avoir été mandatés par le président ou, en son absence ou par suite de son incapacité d’agir, par le vice-président.

3.08  Démission Sous réserve de l’article 17.02, tout membre peut démissionner en adressant un avis au secrétaire général. La démission d’un membre n’est valide qu’après acceptation par le conseil et au plus tard trois mois après que l’avis a été signifié.

3.09  Suspension et destitution Le conseil peut destituer ou suspendre tout membre qui ne respecte pas les dispositions de l’acte constitutif ou les règlements de la corporation par un vote des deux tiers des membres.

Le membre ainsi suspendu ou expulsé doit verser sa cotisation pour toute l’année financière en cours au moment du vote.

Article 4 – Siège social et sceau

4.01  Lieu du siège social La corporation a son siège social au Québec, à l’endroit désigné par le conseil.

4.02  Adresse du siège social L’adresse du siège social de la corporation est fixée par résolution du conseil à l’intérieur des limites du lieu mentionné dans son acte constitutif.

4.03  Changement d’adresse La corporation peut, dans les limites du lieu indiqué dans son acte constitutif, changer l’adresse de son siège social :

a) par résolution de son conseil, et

b) en donnant avis de ce changement au Registraire des entreprises du Québec.

4.04  Sceau Le sceau dont une impression apparaît en marge du présent règlement est celui de la corporation.

Article 5 – Année financière

5.01  Durée L’année financière se termine le 30 juin. Le conseil peut modifier la date par résolution.

Article 6 – Constitution

6.01 La corporation est constituée de la façon suivante :

a) d’une assemblée de membres composée des 22 administrateurs, d’un représentant de chaque organisme associé et des membres honoraires;

b) d’un conseil d’administration de 22 membres dont le président;

c) d’un bureau de direction de six membres, dont cinq administrateurs incluant le président et le secrétaire général;

d) d’un président issu du public.

Article 7 – Assemblée des membres

7.01  Assemblée générale annuelle L’assemblée générale annuelle des membres est tenue dans les cent vingt jours qui suivent la fin de l’année financière.

Cette assemblée a lieu au siège social de la corporation ou à un autre endroit au Québec désigné par le conseil dans le but de traiter des affaires suivantes :

a) adoption du procès verbal de la dernière assemblée générale annuelle et de toute assemblée générale spéciale tenue depuis;

b) rapport du président;

c) rapport du secrétaire général;

d) rapport du trésorier qui dépose les états financiers vérifiés;

e) rapport du président du comité des plaintes;

f) ratification de la nomination des membres du conseil;

g) nomination du ou des vérificateurs;

h) s’il y a lieu, ratification de nouveaux règlements, abrogation, modification de règlements existants, remise en vigueur des règlements;

i) modification ou changement des lettres patentes.

7.02  Assemblée générale spéciale Une assemblée générale spéciale peut être convoquée et tenue en tout temps au siège social du Conseil ou à un endroit déterminé par le conseil et pour toutes fins et ce, de la façon suivante :

a) sur ordre du conseil, du président ou de la majorité des administrateurs, ou

b) à la demande écrite de sept membres du conseil, ou

c) à la demande d’un administrateur ayant droit de vote lorsque, à cause de vacances, le nombre des administrateurs en fonction est moindre que le quorum prévu à 8.18 pourvu qu’un avis soit donné conformément aux dispositions de 7.03, ou

d) sur avis d’au moins cinq jours francs. Ce délai peut être réduit si tous les administrateurs en fonction sont présents ou ont renoncé par écrit à la convocation.

7.03  Avis des assemblées régulières Un avis écrit mentionnant le jour, l’heure, l’endroit et l’objet d’une assemblée générale doit être donné à chacun de ceux dont le nom est inscrit dans le registre pertinent et qui a droit d’y assister. Cet avis est remis à chacun des membres ou leur est envoyé par la poste, par télécopieur ou par courrier électronique à leur dernière adresse connue. Dans chaque cas, le délai est d’au moins cinq jours francs et d’au plus trente jours francs avant celui de la tenue de l’assemblée. Cet avis est donné par le secrétaire, par un autre officier désigné par le conseil ou par la personne qui convoque l’assemblée. Il n’est pas nécessaire que l’avis soit signé à la main.

7.04  Omission de transmettre l’avis L’omission involontaire de transmettre un avis d’assemblée pour des raisons échappant au contrôle de la corporation, ou le fait qu’un membre ne l’ait pas reçu, n’invalide de ce fait aucune résolution passée ni aucune des procédures faites à cette assemblée.

7.05  Avis incomplet L’omission involontaire de mentionner dans l’avis d’une assemblée générale annuelle ou spéciale une affaire que la Loi ou ses règlements requièrent de traiter à cette assemblée n’empêche pas cette dernière de traiter validement de l’affaire.

7.06  Renonciation à l’avisUn membre peut renoncer de quelque façon que ce soit, soit avant, soit après la tenue d’une assemblée, à l’avis de convocation de cette assemblée, ou à contester une irrégularité commise au cours de cette assemblée ou contenue dans l’avis d’assemblée. La présence d’un membre à une assemblée équivaut à une renonciation à l’avis de cette assemblée, sauf s’il y assiste spécialement pour s’opposer à sa tenue en invoquant l’irrégularité de sa convocation.

7.07  Quorum Le quorum est constitué des membres présents pourvu que la majorité des administrateurs en fonction en fasse partie et qu’un membre issu de chaque secteur représenté au conseil soit présent.

7.08  Permanence du quorum Si le quorum est atteint à l’ouverture de l’assemblée des membres, l’assemblée peut validement être tenue malgré le fait que le quorum ne soit pas maintenu en tout temps pendant l’assemblée.

Toutefois, en tout temps au moins un administrateur représentant chacun des secteurs représentés au conseil doit être présent.

7.09  Ajournement Qu’il y ait quorum ou non, une assemblée de membres peut être ajournée par le vote de la majorité des membres présents. La reprise de l’assemblée ajournée a lieu au jour, à l’endroit et à l’heure déterminés par ses membres et ce, sans autre avis si le quorum requis est atteint. À défaut de quorum, un avis écrit d’au moins cinq (5) jours francs doit être donné de la date de la reprise de l’assemblée ajournée. Une affaire qui aurait pu être traitée à une assemblée avant son ajournement peut tout autant être traitée à la reprise de l’assemblée où il y a quorum. S’il n’y a pas de quorum à la reprise de l’assemblée ajournée, cette dernière est réputée s’être terminée immédiatement après l’ajournement.

7.10  Votation et qualification Sauf s’il en est autrement prescrit par la Loi, par l’acte constitutif ou par un règlement de la corporation, chaque membre a droit à un (1) vote lors de la tenue d’une assemblée de membres. Les membres ayant le droit de voter à une assemblée de membres sont déterminés par le registre des membres de la corporation au moment de l’assemblée.

Un membre peut donner une procuration à un autre membre de l’assemblée afin d’assumer son droit de vote sur des éléments précis de l’ordre du jour de l’assemblée. Cette procuration doit être consignée par écrit et remise au secrétaire général avant l’assemblée.

7.11  Président de l’assemblée Le président de la corporation préside les assemblées des membres. Toutefois, en l’absence du président ou par suite de son incapacité d’agir à ce titre, le vice président de la corporation préside les assemblées des membres.

En cas d’absence du président ou du vice président ou par suite de leur incapacité à exercer leurs fonctions, tout membre désigné au préalable par le président ou le vice président, selon le cas, ou tout membre élu par le conseil à cette fin préside les assemblées des membres.

7.12  Secrétaire de l’assemblée Le secrétaire général ou une personne désignée par le président de l’assemblée, agit comme secrétaire.

7.13  Scrutateurs Le président d’une assemblée de membres peut nommer une ou des personnes pour y agir comme scrutateurs, que ces personnes soient ou non des officiers ou des membres de la corporation.

7.14  Procédures d’assemblées Le président de l’assemblée dirige les délibérations et veille à son bon déroulement. Il établit d’une façon raisonnable et impartiale la procédure selon les règles habituellement suivies lors des assemblées délibérantes. Il décide de toute question. Ses décisions sont définitives et lient les membres, sauf si elles sont renversées par vote à main levée aux deux tiers des voix exprimées. Dans ce dernier cas, les dispositions de 7.17 ne s’appliquent pas.

7.15  Décision Sauf s’il en est autrement prescrit par la Loi, par l’acte constitutif ou par un règlement de la corporation, les décisions sont prises par vote majoritaire et, en cas d’égalité des voix, le président de l’assemblée a droit à un second vote ou vote prépondérant.

7.16  Vote à main levée Sauf s’il en est autrement prescrit par la Loi, par l’acte constitutif ou par un règlement de la corporation, un vote peut être pris à main levée à moins que le vote au scrutin secret ne soit demandé. Lorsque le président de l’assemblée déclare qu’une résolution a été adoptée, à l’unanimité ou par une majorité spécifiée, ou rejetée, cette déclaration est inscrite au procès verbal de l’assemblée. Cette inscription constitue une preuve suffisante de l’adoption ou du rejet de cette résolution et il n’est pas nécessaire d’établir le nombre ou la proportion des votes enregistrés.

7.17  Vote au scrutin secret À la demande d’un membre, le président de l’assemblée doit permettre l’expression d’un vote par scrutin secret.

7.18  Adresse des membres Un membre doit fournir à la corporation une adresse postale et/ou une adresse électronique à laquelle lui sont expédiés les avis qui lui sont destinés.

Article 8 – Conseil d’administration

8.01  Composition Les affaires de la corporation sont administrées par un conseil composé des 22 administrateurs.

8.02  Nomination des administrateurs La nomination d’un administrateur est faite par le conseil et ratifiée par l’assemblée générale annuelle.

Les sept membres issus du secteur des entreprises de presse et les sept membres issus du secteur des journalistes sont recommandés par les membres constitutifs de leur secteur respectif.

Toute nomination est effective au moment de l’adoption d’une résolution du conseil d’administration à cet effet.

Le président de la corporation et les sept membres venant du public ne peuvent être liés directement ou indirectement au secteur des entreprises de presse ni à celui des journalistes. Ils sont nommés conformément aux articles 3.04 et 10.03.

Exceptionnellement, le conseil peut nommer à la présidence un ancien journaliste ou une personne qui a déjà été liée au secteur des entreprises de presse à condition que celui-ci ou celle-ci n’ait plus de lien d’emploi permanent depuis au moins trois ans avec un média d’information.

8.03  Durée du mandat d’un administrateur Sous réserve de l’article 10.03, le mandat d’un administrateur est de deux ans et il est renouvelable deux fois sans autre formalité. Le conseil d’administration peut prolonger le mandat d’un administrateur d’une année additionnelle, s’il juge qu’une conjoncture exceptionnelle ou que des raisons majeures le justifient.

8.04  Participation aux réunions – Tous les administrateurs du Conseil doivent assister à au moins une réunion du conseil d’administration au cours de la période équivalant à l’exercice financier du Conseil.

En outre, à l’exception du président, un administrateur ne peut rater plus de deux réunions du comité des plaintes auquel il est assigné au cours de cette même période.

À défaut de remplir ces obligations, le conseil d’administration peut décider de destituer un administrateur. Cette décision doit être prise après avoir permis à l’administrateur de s’exprimer sur la question et doit être prise conformément aux dispositions de l’article 8.09 du présent règlement.

8.05  Vacances Tant qu’il y a quorum, les administrateurs en fonction peuvent agir même s’il y a vacance au conseil. Ils peuvent également élire un nouvel administrateur pour remplir un siège vacant. Ce dernier est nommé selon la procédure prévue à l’article 8.02.

8.06  Rémunération Les administrateurs n’ont droit à aucune rémunération. Cependant, ils ont le droit de se faire rembourser leurs frais de déplacement pour assister à toute réunion du conseil auxquelles ils sont convoqués, selon la politique en vigueur au Conseil de presse ainsi que tous les autres débours nécessaires pour les affaires de la corporation.

8.07  Fin du mandat d’un administrateur Le poste d’un administrateur devient automatiquement vacant :

a) s’il cesse d’être un membre de la corporation;

b) s’il démissionne de son poste en vertu de l’article 8.08, au moment où cette démission prend effet;

c) s’il décède;

d) s’il est destitué de ses fonctions conformément aux dispositions de 8.09.

8.08  Démission d’un administrateur – Un administrateur peut démissionner de son poste en donnant au secrétaire de la corporation un avis écrit de son intention de démissionner. À moins qu’une date ultérieure ne soit stipulée dans cet avis, la démission prend effet au plus tard le trentième jour après la date de cet avis.

8.09  Destitution Tout administrateur peut, pour cause, être démis de ses fonctions par un vote des deux tiers des administrateurs dont au moins un membre issu de chacun des secteurs, lors d’une réunion régulière ou spéciale du conseil. Les administrateurs peuvent alors remplacer l’administrateur démis en suivant la procédure prévue à 8.02 ou reporter cette décision à une réunion ultérieure du conseil.

8.10  Responsabilité des administrateurs et des officiersUn administrateur ou officier n’est pas responsable des pertes, des dépenses ou des dommages subis par la corporation alors qu’il est en fonction, à l’exception de ceux qui découlent de sa négligence grossière, de son omission volontaire ou de la Loi.

8.11  Pouvoirs généraux Le conseil d’administration gère et administre les affaires de la corporation au moyen de règlements et de résolutions et généralement peut exercer toute l’autorité et tous les pouvoirs, faire tous les actes et tout ce que la corporation est autorisée à accomplir, à moins que la Loi ou les règlements n’en confèrent l’autorité qu’à l’assemblée générale des membres.

8.12  Divulgation d’intérêts Les administrateurs siègent à titre personnel et doivent éviter toute situation les plaçant en conflit d’intérêts.

Un administrateur doit divulguer au conseil l’intérêt financier ou d’une autre nature qu’il a, directement ou indirectement, avec l’individu, la société ou la personne morale qui transige avec la corporation ou qui désire le faire. L’administrateur en question n’a pas le droit de voter lors de l’adoption d’une résolution relative à une affaire dans laquelle il a un intérêt.

Les administrateurs doivent de plus respecter les règles prévues au Code d’éthique des administrateurs.

8.13  Budget Toute résolution concernant l’adoption du budget doit être approuvée par les deux tiers des membres du conseil d’administration dont la moitié de chacun des secteurs.

8.14  Réunions Des réunions du conseil doivent être convoquées au moins quatre fois au cours de l’année financière.

8.15  Autres réunions Le conseil peut se réunir en tout temps et à n’importe quel endroit sur convocation du président du conseil, du vice président ou de deux administrateurs, pourvu qu’un avis soit donné à chaque administrateur. Cet avis n’est toutefois pas nécessaire si tous les administrateurs sont présents ou y ont renoncé par écrit.

8.16  Réunion en cas d’urgence Le président du conseil, le secrétaire général ou au moins trois membres peuvent, à leur discrétion, décider de l’urgence de la convocation d’une réunion du conseil. Dans une telle éventualité, ils donnent avis de la convocation aux administrateurs par téléphone ou par télécopieur ou par courrier électronique, pas moins de 24 heures avant la tenue de la réunion. Cet avis de convocation suffit à la validité de la réunion d’urgence.

8.17  Avis des réunions Un avis de convocation est suffisant s’il indique le jour, l’heure et l’endroit de la réunion et s’il est envoyé par courrier, télécopieur ou courrier électronique au moins cinq jours avant la réunion. Il est soit envoyé à la dernière adresse connue de travail ou du domicile de l’administrateur ou acheminé au numéro de télécopieur ou à l’adresse électronique fourni par l’administrateur. Si cet avis est transmis directement, par téléphone, ou de main à main, le délai est alors réduit à vingt quatre heures. L’avis est donné par le secrétaire ou par un autre officier désigné par le président de la corporation ou les administrateurs. Il n’est pas nécessaire que l’avis soit signé non plus que d’y mentionner la nature des questions qui seront traitées à l’assemblée.

8.18  Quorum Le quorum est constitué de la majorité des administrateurs en fonction dont au moins un membre issu de chacun des trois secteurs représentés au conseil.

8.19  Permanence du quorum Si le quorum est atteint à l’ouverture de la réunion, cette dernière peut validement être tenue malgré le fait que le quorum ne soit pas maintenu en tout temps.

8.20  Ajournement Qu’il y ait quorum ou non, une réunion du conseil peut être ajournée de temps à autre par le vote de la majorité des administrateurs présents. Elle peut être reprise par la suite sans qu’il soit nécessaire de donner un nouvel avis s’il y avait quorum au moment de l’ajournement. Les administrateurs constituant le quorum lors de l’ajournement ne sont pas tenus de constituer le quorum à la reprise de la réunion. S’il n’y a pas quorum à la reprise de la réunion ajournée, cette dernière est réputée s’être terminée immédiatement après l’ajournement.

8.21  Votes Sous réserve de dispositions à l’effet contraire, toute question soumise au conseil est décidée à main levée, à la majorité des voix. Toutefois, à la demande d’un administrateur présent à une assemblée du conseil, le président de l’assemblée doit permettre l’expression d’un vote par scrutin secret.

Tout administrateur a droit à un vote et le président de l’assemblée dispose d’un vote prépondérant en cas de partage égal des voix.

8.22  Président de réunion Le président préside les réunions du conseil. S’il ne peut agir, le vice président ou, à défaut, un administrateur élu par le conseil préside la réunion.

8.23  Secrétaire de réunion Le secrétaire général ou, en son absence, une personne nommée par le président de la réunion agit comme secrétaire.

8.24  Renonciation à l’avis Un administrateur peut renoncer par écrit, télécopieur ou courrier électronique à l’avis de convocation d’une réunion du conseil, soit avant, soit après la tenue de celle-ci. Sa présence à la réunion équivaut à une renonciation, sauf s’il y assiste spécialement pour s’opposer à sa tenue en invoquant l’irrégularité de sa convocation.

8.25  Procédure Le président de la réunion veille à son déroulement, soumet au conseil les propositions sur lesquelles un vote doit être pris et, d’une façon générale, établit la procédure de façon raisonnable et impartiale selon les règles habituellement suivies lors des assemblées délibérantes.

8.26  Validité des actes des administrateurs Même si l’on découvre postérieurement qu’il y a quelque irrégularité dans l’élection ou la nomination d’un administrateur ou d’une personne qui agit comme tel, ou même si des membres du conseil étaient disqualifiés, un acte fait par le conseil ou par une personne qui agit comme administrateur est aussi valide que si chacune des personnes visées avait été dûment nommée ou élue ou était qualifiée pour être administrateur.

8.27  Résolutions écrites Exceptionnellement, les résolutions du conseil d’administration, du bureau de direction ou de tout comité peuvent être approuvées par voie électronique ou courrier régulier. Le secrétaire général l’envoie à l’adresse postale ou électronique de chaque administrateur qui doit consigner son vote par écrit dans le délai prévu dans l’envoi qui ne peut être de moins de quarante-huit heures.

Les règles prévues à l’article 8.21 s’appliquent au vote par courrier régulier et par voie électronique.

Le secrétaire général fait part du résultat aux administrateurs au plus tard à la réunion du conseil qui suit ce vote.

Les résolutions écrites, signées de tous les administrateurs habiles à voter sur ces résolutions lors des assemblées du conseil, ont la même valeur que si elles avaient été adoptées au cours de ces réunions. Un exemplaire de ces résolutions est conservé avec les procès-verbaux des délibérations du conseil.

8.28  Vote électronique sur demande Un membre du conseil peut, sur demande écrite (courrier, télécopieur ou courrier électronique) justifiant son absence à une réunion du conseil d’administration pour des motifs sérieux et exceptionnels, demander que le vote sur certains sujets à l’ordre du jour de la réunion soit pris de façon électronique. Ce mécanisme, ainsi que son échéance, doivent être approuvés par les deux tiers des membres présents à la réunion.

Cette demande doit être remise au Secrétaire général préalablement à la réunion et identifier quels points précis de l’ordre du jour sont visés par la demande de vote électronique.

Préalablement au vote électronique, le Secrétaire général transmet aux membres un sommaire des discussions tenues au sujet des points à l’ordre du jour visés par la demande.

8.29  Téléconférences Les administrateurs peuvent, si tous sont d’accord, participer à une réunion du conseil à l’aide de tous moyens permettant à tous les participants de communiquer oralement entre eux. Ils sont alors réputés avoir assisté à la réunion.

Article 9 – Bureau de direction

9.01  Composition et mandat Sous réserve des pouvoirs conférés au conseil ou à l’assemblée des membres par la Loi ou les règlements, l’administration courante relève d’un bureau de direction nommé par le conseil d’administration et constitué du président, du vice-président, du secrétaire général, du trésorier ainsi que d’un représentant du secteur des journalistes et d’un représentant du public.

Les membres du bureau de direction sont nommés pour deux ans ou jusqu’à l’expiration de leur mandat au conseil d’administration, leur démission ou leur destitution.

9.02  Quorum Le quorum est constitué de la majorité des membres du bureau.

Article 10 – Dirigeants

10.01  Dirigeants Les membres du bureau de direction mentionnés à 9.01 sont les dirigeants de la corporation.

10.02  Président Le président dirige la corporation, le conseil et le bureau de direction et est le porte parole de la corporation ou du conseil sur tous les sujets relatifs à la qualité et à la liberté de l’information, à la liberté de presse et au droit du public à l’information.

De plus, le président fait partie d’office de toutes les commissions et de tous les comités de la corporation à l’exception du comité des plaintes et du comité des plaintes restreint.

10.03  Mandat du président Le président est nommé par le conseil d’administration après avis public de recrutement publié dans les médias et recommandation d’un comité de sélection tripartite. La nomination doit être appuyée par un vote d’au moins les deux tiers des membres du conseil, pour un mandat de quatre ans, renouvelable une fois, à la suite d’un appui des membres exprimé selon les mêmes modalités.

10.04  Vice président Le vice président est choisi parmi les membres issus du secteur du public par au moins les deux tiers des membres du conseil; il exerce les pouvoirs et l’autorité et remplit les devoirs que peuvent de temps à autre prescrire les administrateurs ou le président. Son mandat est de deux ans et peut être renouvelé jusqu’à l’expiration de son mandat comme membre du conseil, sa démission ou sa destitution. En l’absence ou en cas d’incapacité d’agir du président, le vice président en assume les fonctions.

10.05  Secrétaire général Le secrétaire doit assister aux assemblées des membres, du conseil et du bureau de direction et en dresser les procès verbaux dans les livres appropriés. Il donne avis de ces assemblées. Il est le gardien du sceau et des registres, livres, documents, et archives etc. de la corporation. Il doit de plus exercer les autres fonctions qui lui sont dévolues de temps à autre par le conseil. Il est responsable devant le conseil et doit lui rendre compte. Le secrétaire général est un employé de la corporation sous la responsabilité du président.

10.06  Trésorier Le trésorier assume la responsabilité des finances du Conseil, avec l’assistance du secrétaire général. Il doit veiller au respect des règles internes en matière de dépôt d’argent et des autres valeurs du Conseil. Il doit, chaque fois qu’il en est requis, rendre compte au président et aux administrateurs de la situation financière de la corporation. Aussitôt que possible après la clôture de l’année financière, il doit soumettre au président et aux administrateurs les états financiers vérifiés relatifs à cet exercice. Il a la charge, la garde et la responsabilité des livres de comptes. Sous l’autorité du président, il exerce tous les pouvoirs et remplit tous les devoirs que les administrateurs ou le président peuvent de temps à autre prescrire.

Le trésorier doit être un administrateur issu du secteur des entreprises de presse. Son mandat est de deux ans et peut être renouvelé par le conseil jusqu’à l’expiration de son mandat comme membre du conseil, sa démission ou sa destitution.

10.07  Élection ou nomination des dirigeantsSi le conseil doit élire ou nommer de nouveaux dirigeants, il le fait dès la réunion tenue immédiatement après la constatation de la vacance du poste si toutes les conditions le permettent. Les dirigeants sortants restent en fonction jusqu’à l’élection ou la nomination de leurs successeurs.

10.08  Durée d’office À moins qu’il n’en soit autrement ordonné par le conseil au moment de leur élection ou nomination et sous réserve de 10.03, les dirigeants occupent leur charge à partir du jour de leur nomination jusqu’à celui de leur remplacement.

10.09  Démission et destitution des dirigeants Un dirigeant peut démissionner en tout temps en donnant sa démission par écrit au président de la corporation, au secrétaire général ou aux administrateurs lors de la tenue d’une assemblée du conseil. Un dirigeant peut être destitué en tout temps, par résolution adoptée par les deux tiers des membres présents à l’assemblée du conseil.

10.10  Rémunération La rémunération des dirigeants de la corporation est fixée par le conseil.

10.11  Pouvoirs et devoirs des dirigeants Sauf disposition contraire de la Loi ou des règlements, chaque dirigeant accomplit les devoirs et exerce les pouvoirs ordinairement attachés à son poste et ceux qui lui sont dévolus par le conseil.

Article 11 – Commissions et comités

11.01  Nomination Le conseil nomme le président du comité des plaintes pour un mandat de deux ans renouvelable deux fois ou jusqu’à la fin de son mandat à titre d’administrateur, sa démission ou sa destitution.

11.02  Nonobstant les dispositions des articles 10.04, 10.06, 12.01, 13.01 le conseil d’administration peut nommer aux divers postes des personnes n’ayant pas la qualité ou le statut désigné, auquel cas il doit s’assurer que la composition tripartite du Conseil soit reflétée au bureau de direction.

11.03 Le conseil d’administration ou le bureau de direction peut former des comités tripartites à qui il peut confier un ou des pouvoirs suivants :

a) préparation d’avis, de mémoire ou recommandations destinés aux corps publics, aux médias ou aux groupes d’intérêts;

b) préparation d’avis généraux sur toutes questions sociales ou professionnelles soumises pour discussion à l’assemblée générale des membres ou au conseil;

c) préparation et soumission d’avis à l’intention du président de la corporation, du conseil, du bureau de direction ou d’autres comités du conseil;

d) coordination de la recherche et de la réflexion publique en collaboration avec les institutions et les organismes qui partagent les objectifs de la corporation en ce qui a trait à l’information;

e) réception de toute recommandation du président visant l’admission de nouveaux membres constitutifs;

f) réception et étude des candidatures au titre d’organismes associés;

g) recommandation au conseil quant à l’opportunité et aux modalités de l’admission des candidats, et le cas échéant, quant à une formule de redistribution des sièges du conseil ou de remaniement des comités et commissions;

h) traiter de toute autre question ou démarche qu’il choisit.

Article 12 – Comité des plaintes

12.01  Composition – Le comité des plaintes est composé de trois panels, tous tripartites. Chacun des panels est composé de huit membres permanents, auxquels s’ajoutent trois membres substituts, tous choisis parmi les membres du conseil d’administration. Deux membres permanents proviennent du secteur des journalistes, deux du secteur des entreprises de presse et quatre du public. Les trois membres substituts proviennent de chacun des trois secteurs.

Le président de ce comité, qui préside les trois panels, doit être choisi parmi les administrateurs issus du public.

12.02  Procédures – Les règles de procédure du comité des plaintes sont établies et approuvées par le conseil, et sont consignées au Règlement No 2.

12.03  Comité des plaintes restreint – Le comité des plaintes restreint est tripartite. Il est composé de trois membres nommés par le conseil d’administration dont un issu de chaque secteur représenté au conseil d’administration. Ils sont nommés par le conseil d’administration pour un mandat de deux ans renouvelable ou jusqu’à l’expiration de leur mandat au conseil, leur démission ou leur destitution.

Malgré le paragraphe précédent, le Secrétaire général peut désigner un autre membre du conseil d’administration, à l’exception du président, pour siéger sur un dossier pour lequel un des trois membres du comité se trouve en conflit d’intérêts ou de loyauté. La personne ainsi désignée doit être issue du même groupe de membres du Conseil que la personne qui se retire soit du public, des entreprises de presse ou des journalistes.

Article 13 – Commission d’appel

13.01  Composition – La commission d’appel est tripartite. Elle est composée de six membres permanents et de trois membres substituts, choisis parmi les anciens membres du conseil d’administration du Conseil, et ce, pour un mandat de trois ans. Ils sont nommés par le conseil d’administration en fonction de leur expertise accumulée au cours de leur mandat comme administrateurs du Conseil de presse.

Le président du Conseil assiste également aux réunions de la commission, sans cependant y avoir un droit de vote.

Aucun membre du personnel du secrétariat ayant participé aux travaux du comité des plaintes qui s’est penché sur un dossier renvoyé à la commission ne peut être présent à la commission d’appel.

13.02  Procédure – Les règles de procédure de la commission d’appel sont établies et approuvées par le conseil, et sont consignées au Règlement No 2.

Article 14 – Comité d’audit

 14.01 Composition et mandat

a)  le comité d’audit est composé de trois administrateurs. Les membres du comité sont nommés par le conseil;

b)  les membres du comité d’audit doivent posséder une compétence ou de l’expérience en matière comptable, financière ou de vérification. Ainsi, les membres du comité doivent posséder une connaissance suffisante du domaine financier, c’est-à-dire pouvoir lire et comprendre les règles et méthodes comptables, ainsi que les estimations qui servent à la préparation des états financiers;

c)  la durée du mandat des membres du comité est de deux ans. Ces mandats sont renouvelables;

d)  la durée du mandat du président du comité est de deux ans et ce mandat est renouvelable.

14.02 Rôles et responsabilités – Les rôles et les responsabilités exercés par le comité d’audit interne sont les suivants :

a)  examiner les états financiers, s’assurer notamment de leur fiabilité et en recommander l’approbation par le conseil;

b)  approuver le plan annuel d’audit interne et en informer le conseil;

c)  veiller à ce que des mécanismes de contrôle interne adéquats et efficaces soient mis en place;

d)  évaluer périodiquement, en collaboration, avec le secrétaire général, la pertinence et l’efficacité des systèmes de contrôle interne et acheminer des recommandations au conseil, le cas échéant;

e)  s’assurer que soit mis en place et appliqué un processus de gestion des risques pour la conduite et la continuité des affaires du CPQ;

f)  soumettre, à la demande du conseil, des propositions de politiques d’encadrement de la gestion des risques financiers, stratégiques, opérationnels, de partenariat ou relatifs à la réputation;

g)  s’assurer qu’un plan visant une utilisation optimale des ressources du CPQ soit mis en place et en assurer le suivi;

h)  aviser le conseil dès qu’il découvre des opérations ou des pratiques de gestion qui ne sont pas saines ou qui ne sont pas conformes aux lois, aux règlements ou aux politiques du CPQ;

i)  s’assurer de la bonne performance financière du CPQ, réviser toute activité susceptible de nuire à celle-ci qui est portée à son attention et faire des recommandations au conseil, le cas échéant;

j)  évaluer le rendement et la performance du comité ainsi que de ses membres et analyser les résultats de l’évaluation en vue d’apporter des améliorations au fonctionnement du comité et de faire des recommandations au conseil, le cas échéant;

k)  faire rapport au conseil sur ses travaux et la tenue de ses réunions;

l)  faire des recommandations au conseil ou lui présenter tout rapport qu’il juge utile dans toute matière qui le concerne.

14.03 Fonctionnement

a)  le président du comité est désigné par les membres du comité. Il voit au bon fonctionnement des réunions. Il présente au conseil les rapports du comité;

b)  le président du conseil peut participer à toute réunion du comité, mais n’y a pas droit de vote, à moins qu’il n’en soit membre. Il ne peut toutefois pas être président du comité;

c)  le comité tient au minimum trois réunions par année, lesquelles sont convoquées par le secrétaire du comité;

d)  à la demande du président du conseil, du président du comité, du secrétaire général, le secrétaire du comité peut convoquer d’autres réunions du comité;

e)  le comité rend compte une fois par année au conseil au moyen de son rapport annuel d’activités couvrant la période du 1er juillet au 30 juin, portant notamment sur l’exécution de son mandat en général, lors de la 1ère réunion du conseil tenue après le 1er septembre;

f)  le secrétaire général participe généralement aux réunions du comité, mais n’a pas droit de vote. Le comité peut toutefois demander que des réunions soient convoquées et tenues en son absence.

 Article 15 – Responsabilité civile et criminelle

15.01   Poursuite par un tiers – La corporation prend fait et cause pour tout administrateur poursuivi par un tiers pour un acte fait dans l’exercice de ses fonctions. À cette fin, la corporation assume tous les frais judiciaires et extrajudi­ciaires de même qu’elle paie les dommages‑intérêts, le cas échéant, sauf si l’administrateur concerné a commis une faute lourde.

Toutefois, dans le cas d’une poursuite pénale ou cri­minelle, la corporation peut assumer les frais judiciaires et extrajudiciaires de l’administrateur inculpé. La corporation paie si l’administrateur est déclaré non coupable, libéré des procédures ou sur résolution des deux tiers des administrateurs.

 15.02   Perte de revenus – La corporation compense les pertes de salaires ou d’honoraires pour tout administra­teur faisant l’objet d’une poursuite.

15.03  Perte de qualité – La corporation ne peut suspendre ou destituer un administrateur tenu responsable ou déclaré cou­pable par un tribunal pour un acte accompli de bonne foi dans l’exercice de ses fonctions.

15.04  Prolongement aux employés – La corporation étend à ses employés les conditions inscrites aux articles 15.01, 15.02 et 15.03.

Article 16 – Livres de la corporation

16.01  Livres de la corporation – La corporation tient à son siège social un livre contenant :

a) son acte constitutif et ses règlements;

b) les noms, par ordre alphabétique, de toutes les personnes qui sont ou qui ont été membres;

c) l’adresse de chacun des organismes ou institutions et de chacun des membres issus du public pendant qu’ils sont membres;

d) les nom, prénom, adresse et profession de chacun des administrateurs en indiquant, pour chaque mandat, la date à laquelle il commence et celle à laquelle il se termine; et

e) les procès‑verbaux des assemblées de membres.

16.02   Procès‑verbaux des assemblées du conseil d’adminis­­tration – Les administrateurs tiennent également un registre de leurs délibérations et des résolutions écrites en tenant lieu.

Article 17 – Effets négociables, contrats, votes sur actions, déclarations judiciaires

17.01   Chèques, lettres de change, etc. – Les chèques, lettres de change, billets à ordre et autres effets négociables doi­vent être signés par la personne ou l’officier désignés par le conseil. À moins d’une résolution du conseil à l’effet con­traire, les endossements de chèques, lettres de change, billets à ordre ou autres effets négociables, payables à la corporation, doivent être faits pour recouvrement ou pour dépôt au crédit de la corporation auprès d’une institution financière dûment autorisée. Ces endossements peuvent être faits au moyen d’un tampon ou d’autres dispositifs.

17.02   Soumission de contrats ou de transactions pour l’appro­­bation des membres – Le conseil peut, à sa discrétion, sou­mettre un contrat, un acte ou une transaction pour en obtenir l’approbation, la ratification ou la confirmation à une assemblée générale annuelle ou spéciale des membres con­voquée à cette fin. Un contrat, un acte ou une transaction approuvé, ratifié ou confirmé par résolution adoptée à la majorité des voix émises à cette assemblée (sauf si la Loi, l’acte constitutif ou un règlement de la corporation imposent des exigences différentes ou supplémentaires) a la même valeur et lie la corporation et ses membres comme si l’appro­bation, la ratification ou la confirmation émanait de chacun des membres de la corporation.

17.03   Contrats, etc. – Les contrats, documents ou autres écrits faits dans le cours ordinaire des affaires de la corporation et requérant la signature de cette dernière peu­vent être validement signés par le président de la corpo­ration ou le vice‑président et par le secrétaire ou le tréso­rier. Les contrats, documents ou autres écrits ainsi signés lient la corporation, sans autre formalité ou autorisation. Le conseil a le pouvoir de nommer par résolution un autre officier ou une autre personne pour signer au nom de la cor­po­ration des contrats, documents ou autres écrits et cette autorisation peut être générale ou spécifique. Le sceau de la corporation peut, sur demande, être apposé sur les con­trats, documents ou autres écrits signés.

17.04   Déclarations judiciaires – Le président de la corpo­ration, le vice‑président, le secré­taire, le trésorier ou un administrateur sont autorisés en vertu des présentes :

a) à faire, au nom de la corporation, les déclarations sur saisie‑arrêt, avant ou après jugement, et à répondre aux interrogatoires sur faits et articles et autres procédures qui pourraient être néces­saires dans un litige concernant la corporation;

b) à faire les demandes en dissolution ou liquidation, ou les requêtes pour mise en faillite contre les débiteurs de la corporation et consentir des procu­rations relatives à ces procédures;

c) à représenter la corporation aux assemblées des créanciers dans lesquelles la corporation a des intérêts à sauvegarder et à voter et prendre les décisions pertinentes à ces assemblées.

Il est loisible cependant au conseil de nommer par résolution d’autres personnes dans le but de représenter la corporation pour les fins ci‑dessus.

17.05   Immunité – Aucun membre ne peut inten­ter des poursuites contre la corporation ou à ses admi­nistrateurs à moins d’une faute ou d’une négligence grave.

Article 18 – Cotisations

18.01   Cotisation – La cotisation des membres constitutifs et des organismes associés est déterminée annuellement par le con­seil après consultation.

18.02   Retrait – Un membre constitutif ou un organisme associé qui désire se retirer de la corporation doit donner un avis préalable dans un délai d’un an précédant le début de l’année financière. Pendant la durée de cet avis, il doit continuer de verser sa cotisation jusqu’à la fin de l’année finan­cière.

18.03   Disposition transitoire – La cotisation en vigueur au moment de l’adoption du présent règlement est maintenue et sert de taux de base.

Article 19 – Dissolution liquidation

19.01   Dissolution de la corporation – Dans le cas de disso­lution de la corporation, le solde des biens après paiement des dettes doit être distribué à des organismes profession­nels ou sociaux qui partagent les objectifs du Conseil de presse ou à des organismes, personnes ou maisons d’ensei­gnement faisant des recherches sur la liberté de presse ou sur le droit du public à l’information.

Article 20 – Dispositions finales

20.01   Entrée en vigueur – Le présent règlement remplace en tout et en partie le règlement actuel adopté par la corpo­ration. Il entre en vigueur à la date d’une résolution du conseil à cet effet.

Modification à l’article 10.03. ADOPTÉE PAR LE CONSEIL D’ADMINISTRATION le 6 juin 2014.

Ajout des articles 14, 14.01, 14.02 et 14.03, ADOPTÉ PAR LE CONSEIL D’ADMINISTRATION le 26 septembre 2014.

ADOPTÉS EN ASSEMBLÉE GÉNÉRALE le 14 novembre 2014.

RÈGLEMENT NO 2

RÈGLEMENT SUR L’ÉTUDE DES PLAINTES

ARTICLE 1 – MISSION

1.1     Le présent règlement a pour objet d’établir les règles de procédure à suivre dans le traitement d’une plainte soumise au Conseil de presse relativement à une atteinte à la liberté de presse, à la déontologie journalistique ou au droit du public à l’information.

         Le comité des plaintes et le comité des plaintes restreint créés à cette fin par le Règlement No 1 ont le pouvoir d’étudier et de juger les plaintes soumises au Conseil de presse.

1.2     Le Conseil de presse reconnaît à toute personne physique ou morale le droit au respect des règles d’équité et des principes fondamentaux de justice naturelle tout en évitant l’excès de formalisme.

ARTICLE 2 – DÉFINITIONS

2.1    À moins d’une disposition expresse à l’effet contraire, les mots et expressions ont le sens suivant :

a)      jour ouvrable : lundi au vendredi inclusivement, à l’exception des jours fériés et de la période entre Noël et le jour de l’An (24 décembre au 2 janvier inclusivement);

b)      plaignant : personne physique ou morale qui soumet une plainte pour décision;

c)      mis en cause : personne physique ou morale visée par la plainte;

d)      intervenant : personne physique ou morale qui n’est ni plaignant, ni mis en cause;

ARTICLE 3 – PROCÉDURE

3.1  Prescription

À moins de circonstances exceptionnelles que le plaignant doit établir, une plainte doit être soumise dans un délai de trois mois suivant la publication ou la diffusion de l’objet visé par la plainte.

3.2  Date de dépôt

Une plainte est réputée avoir été déposée à la date de sa réception par le Conseil de presse.

3.3  Soumission d’une plainte

Toute plainte doit être soumise par écrit au Conseil au moyen du formulaire, sur notre site Internet, complété par le plaignant ou son mandataire.

 Une plainte peut être effectuée sans formulaire par lettre ou par courriel avec un exposé clair, précis et succinct des faits explicitant l’objet et les motifs de sa plainte.

Le plaignant doit accompagner sa plainte des informations pertinentes (par exemple, l’article, le reportage ou lien Internet, le nom du journaliste, le nom de la publication, la date de parution ou de diffusion s’il s’agit de la presse écrite ou Internet, le nom de la station de radio, de télévision ou du site Internet, la date et l’heure de l’émission ou de la diffusion sur Internet, s’il s’agit de la presse électronique) et, au besoin, de tout document servant à établir le bien-fondé de sa plainte. 

Dans tous les cas, le plaignant doit fournir au Conseil son nom, adresse et numéro de téléphone. 

3.4  Sub judice 

Tous les plaignants doivent compléter un formulaire conformément à l’annexe A, dans laquelle ils s’engagent à informer le Conseil de leur décision de saisir tout organisme judiciaire ou quasi judiciaire, ou tout tribunal administratif d’une cause identique à celle de la plainte.

Lorsque le Conseil apprend qu’un tel organisme est ainsi saisi par la partie plaignante ou par une partie liée à celle-ci, il met fin à l’étude du dossier. Cependant, si de telles procédures sont engagées par une partie non liée à la partie plaignante, le Conseil poursuit le traitement de la plainte.

Lorsqu’une plainte tombe sous l’effet du sub judice, son examen par le Conseil de presse peut reprendre après la conclusion de la cause devant l’instance judiciaire ou quasi judiciaire, ou le tribunal administratif.

3.5  Recevabilité d’une plainte et respect de la procédure

Il appartient en premier lieu au secrétaire général d’évaluer si une plainte doit ou non être jugée recevable. Pour ce faire, il applique les dispositions prévues dans la « Politique de recevabilité ». En cas de doute, il réfère le dossier au comité des plaintes restreint, qui est appelé à trancher.

À défaut de respecter la procédure décrite aux articles 3.3 et 3.4, le secrétaire général informe le plaignant, par lettre ou par courrier électronique, que celui-ci a dix (10) jours ouvrables pour le faire faute de quoi, sa plainte est jugée irrecevable.

3.6  Identification et anonymat des plaignants 

Le Conseil ne traite aucune plainte anonyme.

À la demande du plaignant et sur recommandation du comité des plaintes, le Conseil peut s’engager à ne pas divulguer le nom du plaignant dans ses communications publiques et recommander le même comportement au média mis en cause.

3.7  Règlement préalable

Le Conseil demande à tous les plaignants de s’adresser d’abord directement à la partie mise en cause. Une telle démarche peut permettre de corriger ou de compléter une information publiée, ou encore de publier une information ou un point de vue omis et, de ce fait, mettre fin à la procédure de plainte.

Lors de la réception de la plainte, si le Conseil constate que cette étape préalable n’a pas été effectuée, il invite le plaignant à procéder et peut l’assister dans cette démarche.

Toutefois, si le plaignant ne désire pas contacter les mis en cause, il doit en aviser le Conseil. 

3.8  Signification

Le secrétaire général doit transmettre au plaignant et au mis en cause un document intitulé « énoncé de recevabilité », dans lequel les griefs (manquements déontologiques présumés et faits allégués) qui seront étudiés par le comité des plaintes sont précisés.

Les mis en cause doivent ensuite, dans les quinze (15) jours ouvrables suivants, envoyer au secrétariat du conseil une réplique à la plainte.

Cette réplique doit, par la suite, être transmise intégralement au plaignant afin qu’il puisse fournir un commentaire, dans le même délai, s’il le juge à propos.

Les répliques et commentaires sont réputés avoir été déposés à la date de leur réception au siège social du Conseil de presse.

3.8.1 Éléments de preuve ajoutés au dossier

Tout nouvel élément de preuve significatif recueilli par le secrétariat au cours de son enquête sur les faits allégués par un plaignant doit être communiqué aux différentes parties impliquées dans un délai raisonnable. Celles-ci disposent alors, à compter du moment de l’envoi, d’un délai de dix (10) jours ouvrables pour faire part de leurs commentaires.

3.9  Défaut de réplique 

Le défaut de réplique de la part du mis en cause n’empêche pas l’étude de la plainte. Dans ce cas, le secrétaire général informe par écrit le mis en cause que la décision sera rendue sans sa réponse.

3.10  Délai 

Le secrétaire général ou toute personne qu’il désigne à cette fin, peut à sa discrétion décider d’allonger le délai prévu à l’article 3.8, à un maximum de trente (30) jours ouvrables. 

3.11  Retrait d’une plainte

Tout plaignant peut retirer sa plainte en tout temps par avis écrit au Conseil. Le Conseil informe alors, par écrit, le mis en cause du retrait de ladite plainte.

ARTICLE 4 – INTERVENTION

4.1  Intérêt

Tout intervenant qui le désire peut faire des représentations en vue d’appuyer ou de s’opposer à une plainte. Il doit préciser par écrit l’objet de son intervention, ses motifs et son intérêt. 

Cette intervention devra alors être communiquée par le Conseil aux parties visées, de manière à ce qu’elles puissent faire connaître leur position.

ARTICLE 5 – RESPONSABILITÉS

5.1  Secrétariat

Les fonctions de secrétaire sont exercées par le secrétaire général du Conseil ou toute personne désignée par lui. À cet effet, il doit :

a)      recevoir la plainte;

b)      référer un dossier pour étude sur sa recevabilité au comité des plaintes ou au comité des plaintes restreint en fonction de sa complexité; 

c)      effectuer la collecte des données requises;

d)      préparer et transmettre au comité des plaintes les dossiers concernant les cas soumis; 

e)      agir comme greffier;

f)      agir comme conseiller; 

g)      transmettre aux membres du Conseil de presse et aux parties en cause les décisions; 

h)     effectuer toute autre tâche confiée par les instances du Conseil. 

5.2  Comité des plaintes

Pouvoirs

 Tout dossier dont on n’a pas disposé selon les articles 3.1, 3.5 et 3.6 doit être soumis au comité des plaintes qui assume la responsabilité d’étudier et de juger les plaintes soumises au Conseil. Pour ce faire, il peut déléguer certaines fonctions au secrétariat général. Il peut aussi exiger un supplément d’analyse, créer des sous-comités, décider exceptionnellement d’entendre les parties selon la procédure qu’il détermine ou mandater le secrétariat général de donner les suites appropriées.

 Le comité des plaintes peut s’adjoindre des personnes-ressources pour l’assister dans son étude.

5.3  Comité des plaintes restreint

Le comité des plaintes restreint peut : 

a)      trancher les questions de recevabilité;

b)      rejeter une plainte dans un dossier dont les faits laissent peu de place à l’interprétation et pour lesquels il existe une jurisprudence bien établie;

c)      déférer un dossier qui lui est soumis au comité des plaintes. 

Il ne peut retenir une plainte ou formuler de blâme. 

5.4  Président des comités

5.4.1 Président du comité des plaintes

Le président du comité des plaintes préside les trois panels du comité des plaintes.

Il est un membre issu du public, il préside les réunions et voit à leur bon fonctionnement.

5.4.2 Président du comité des plaintes restreint

Le président du comité des plaintes restreint est un membre issu du public. Il préside les réunions et voit à leur bon fonctionnement.

5.4.3 Président de la commission d’appel

Il est un membre issu du public, il préside les réunions et voit à leur bon fonctionnement.

ARTICLE 6 – CONFLITS D’INTÉRÊTS

6. Conflits d’intérêts

6.1 Récusation en cas de conflit d’intérêts

Les membres des comités des plaintes, du comité des plaintes restreint et de la commission d’appel, de même que les employés du secrétariat, doivent déclarer, dès l’assignation d’une plainte, s’ils sont en conflit d’intérêts ou en situation d’apparence de conflit d’intérêts et doivent, le cas échéant, se récuser du dossier.

En cas de doute quant à l’existence d’un conflit d’intérêts ou d’une situation où il y a apparence de conflit d’intérêts, le Bureau de direction est invité à rendre une décision à cet égard.

ARTICLE 7 – RÉUNION 

7.1  Convocation 

Le secrétaire général du Conseil de presse convoque les membres des différents panels du comité des plaintes par écrit en indiquant la date, l’heure et le lieu de la réunion.

7.2  Quorum

Le quorum du comité des plaintes est de quatre membres sur huit; il se compose en nombre égal de quatre représentants du public et de quatre représentants de la communauté journalistique (deux journalistes et deux personnes issues des entreprises de presse). Le président du comité doit être choisi parmi les administrateurs issus du public. Chaque secteur du Conseil de presse doit y être représenté. 

Le quorum du comité des plaintes restreint est formé de ses trois membres. 

ARTICLE 8 – ÉTUDE D’UNE PLAINTE

8.1  Déroulement

L’étude d’une plainte est faite par les membres du comité des plaintes ou du comité des plaintes restreint. Les délibérations des réunions sont privées et confidentielles. 

Exceptionnellement, le comité des plaintes peut décider d’entendre les parties en leur faisant parvenir un avis de convocation par écrit. Le cas échéant, chacune des parties répond aux questions des membres du comité des plaintes sans recourir aux procédures d’un procès ou d’une audition devant un tribunal administratif.

ARTICLE 9 – DÉCISIONS

9.1  Majorité requise

Le comité des plaintes et le comité des plaintes restreint recherchent les consensus; toutefois, les décisions du comité sont prises à la majorité des membres présents. S’il y a décision dissidente, celle-ci peut être formulée par écrit. Dans ce cas, elle doit accompagner le texte de la décision majoritaire. En cas d’égalité des voix, le président du comité a un droit de vote prépondérant. 

Les décisions du comité des plaintes restreint sont prises à l’unanimité, à défaut desquelles le dossier est envoyé pour étude par le comité des plaintes.

9.2  Diffusion des décisions

Les décisions des comités sont d’abord transmises aux intéressés et sont par la suite rendues publiques. Lorsqu’une plainte est retenue, l’entreprise de presse visée par la décision a l’obligation morale de la publier ou de la diffuser. Les entreprises de presse membres s’engagent pour leur part à respecter cette obligation, et à faire parvenir au secrétariat du Conseil une preuve de cette diffusion au maximum 30 jours suivant la date de la décision.

ARTICLE 10 – APPEL

10.1  Commission d’appel

Toute décision rendue sur une plainte soumise au Conseil de presse, à l’exception de celle portant sur la recevabilité, peut faire l’objet d’un appel tel qu’établi à l’article 13 du Règlement No 1.

10.2  Quorum

Le quorum de la commission d’appel est de quatre membres; le principe de la représentativité tripartite doit y être respecté. En cas d’égalité des voix, le président de la commission a un droit de vote prépondérant.

10.3  Procédure 

Toute demande d’appel doit être soumise avec le formulaire sur notre site Internet ou par lettre ou par courriel dans les trente (30) jours ouvrables de la date de l’envoi de la décision par le Conseil. L’appel doit contenir un exposé clair, précis et succinct de l’objet et des motifs d’appel et préciser la nature de la décision demandée. Le dossier ne devra comporter l’ajout d’aucun nouveau motif de plainte. 

À défaut de respecter le délai mentionné, l’appel est non recevable.

La commission d’appel transmet intégralement l’appel à la partie adverse et l’invite à répliquer dans les 30 jours ouvrables de la date d’envoi de la demande d’appel.

10.4  Pouvoirs

Après examen du dossier, la commission d’appel peut confirmer en tout ou en partie ou infirmer la décision de première instance.

Le rôle de la commission n’est pas de substituer sa propre appréciation des faits à celle du comité des plaintes. Il se limite à s’assurer que le processus d’analyse et de décision a été effectué correctement par le comité des plaintes, en conformité avec le guide déontologique les Droits et responsabilités de la presse et la jurisprudence du Conseil. 

Lorsque la commission renverse une décision du comité des plaintes, elle rend ses motifs par écrit.

10.5  Décision 

Les décisions de la commission sont finales. L’article 9.2 s’applique aux décisions de la commission d’appel.

ARTICLE 11 – DISPOSITIONS FINALES

11.1  Entrée en vigueur

Le présent règlement entre en vigueur à la date d’une résolution du conseil d’administration à cet effet.

11.2  Dispositions transitoires

Le traitement des plaintes soumises au Conseil de presse avant l’adoption du présent règlement se poursuit, à l’étape à laquelle elles sont rendues, sous le régime existant avant les présentes modifications.