1. Préambule

1.01 Le Conseil de presse du Québec est un organisme sans but lucratif dont le mandat consiste à protéger la liberté de presse et à assurer au public son droit à l’information.

1.02 À ces fins, le Conseil de presse agit comme un tribunal d’honneur à l’égard de toute plainte jugée d’intérêt pour le Québec et assure un leadership en matière de déontologie à l’égard de tous les journalistes et de tous les médias d’information distribués ou diffusés au Québec, peu importe le support utilisé, qu’ils soient membres ou non du Conseil de presse.

2. Définitions et interprétation

2.01 À moins d’une disposition expresse à l’effet contraire, ces mots et expressions ont le sens suivant :

a) journaliste : toute personne qui, exerçant des fonctions journalistiques et ayant pour objectif de servir le public, recherche, collecte, vérifie, traite, commente ou diffuse de l’information destinée à un large public, sur des questions d’intérêt général;
b) média d’information : toute entité, peu importe son statut juridique et les unités qu’elle regroupe, qui édite, publie ou diffuse une publication ou des émissions de nature journalistique, en territoire québécois, ou qui produit ou diffuse du matériel journalistique pour le compte d’autrui, sans égard au support utilisé, sous réserve des exceptions définies par le Conseil de presse du Québec;
c) Loi : Loi sur les compagnies (RLRQ, chapitre C-38).

2.02 Définitions de la Loi – Sous réserve de ce qui précède, les définitions prévues à la Loi s’appliquent aux dispositions de ces règlements.

2.03 Règles d’interprétation – Les mots employés au singulier comprennent le pluriel et vice versa, ceux du genre masculin comprennent le féminin et vice versa, et les dispositions qui s’appliquent à des personnes physiques s’entendent aussi pour des personnes morales, notamment les sociétés et les autres groupements non constitués en corporation.

2.04 Adoption des règlements – Le Conseil de presse du Québec peut adopter des règlements non contraires à la Loi ou à son acte constitutif et peut les révoquer, les modifier ou les remettre en vigueur.

2.05 Primauté – En cas de contradiction entre la Loi, l’acte constitutif ou les règlements, la Loi prévaut sur l’acte constitutif et sur les règlements, et l’acte constitutif prévaut sur les règlements.

3. Constitution du Conseil de presse du Québec

3.01 Le Conseil de presse du Québec est constitué de la façon suivante :

a) d’une assemblée générale composée de 22 administrateurs, d’un représentant de chaque média membre du Conseil de presse et d’un représentant de chaque organisme associé;
b) d’un conseil d’administration de 22 membres;
c) d’un bureau de direction composé de cinq administrateurs et du secrétaire général.

4. Les membres

4.01 Catégories de membres – Les membres du Conseil de presse du Québec sont :

a) les membres constitutifs;
b) les administrateurs;
c) les organismes associés.

4.02 Membres constitutifs

a) Les membres constitutifs sont une association journalistique, un média, un regroupement ou une institution appartenant au milieu des médias d’information qui partage les objectifs du Conseil de presse du Québec, qui lui verse une cotisation annuelle et qui a le pouvoir de recommander, pour nomination à titre d’administrateurs, des personnes provenant du secteur des médias d’information et du secteur des journalistes. Ils sont représentés par une personne qu’ils déterminent de temps à autre.

b) Les membres constitutifs sont issus de deux secteurs :

i. du secteur des médias d’information :
–       Les Quotidiens du Québec inc.;
–       Hebdos Québec;
–       La Société Radio-Canada;
–       Télé-Québec;
–       Les radios-télédiffuseurs privés (Bell Média et Cogeco);
–       Les périodiques et agences de presse.
ii. du secteur des journalistes :
– La Fédération professionnelle des journalistes du Québec;
– La Fédération nationale des communications (CSN).

4.03 Administrateurs –  Les administrateurs sont au nombre de 22 et forment le conseil d’administration.

4.04 Organismes associés – Toute association journalistique ou média d’information intéressé aux activités du Conseil de presse du Québec, partageant ses objectifs et désirant en devenir membre, peut envoyer une demande par écrit au président qui la transmet au bureau de direction pour étude.

Les organismes associés sont nommés membres par le conseil d’administration sur recommandation du bureau de direction.

Les organismes associés ne constituent pas un groupe qui peut désigner des administrateurs.

Ils sont représentés par une personne qu’ils déterminent de temps à autre.

4.05 Démission – Un membre peut démissionner en adressant un avis à cet effet au conseil d’administration.

4.06 Suspension et destitution – Le conseil d’administration peut, par un vote des deux tiers des administrateurs, destituer ou suspendre tout membre constitutif ou organisme associé qui ne respecte pas les dispositions de l’acte constitutif ou les règlements du Conseil de presse du Québec.

5. Siège social et sceau

5.01 Lieu du siège social – Le Conseil de presse a son siège social au Québec, à l’endroit désigné par le conseil d’administration.

5.02 Adresse du siège social – L’adresse du siège social du Conseil de presse du Québec est fixée par résolution du conseil d’administration à l’intérieur des limites du lieu mentionné dans son acte constitutif.

5.03 Changement d’adresse – Le Conseil de presse du Québec peut, dans les limites du lieu indiqué dans son acte constitutif, changer l’adresse de son siège social :

a) par résolution de son conseil d’administration, et
b) en donnant avis de ce changement au Registraire des entreprises du Québec.

5.04 Sceau – Le sceau dont une impression apparaît en marge du présent Règlement est celui du Conseil de presse du Québec.

6. Année financière

6.01 Durée – L’année financière est du 1er janvier au 31 décembre de chaque année. Le conseil d’administration peut modifier cette période par résolution.

7. Assemblée des membres

7.01 Assemblée générale annuelle – L’assemblée générale annuelle des membres est tenue dans les 120 jours qui suivent la fin de l’année financière.

Cette assemblée a lieu au siège social du Conseil de presse du Québec ou à un autre endroit au Québec désigné par le conseil d’administration dans le but de traiter des affaires suivantes :

a) adoption du procès-verbal de la dernière assemblée générale annuelle et de toute assemblée générale spéciale tenue depuis;
b) rapport du président;
c) rapport du secrétaire général;
d) rapport du trésorier qui dépose les états financiers vérifiés;
e) rapport des présidents des sous-comités des plaintes;
f) ratification de la nomination des membres du conseil d’administration;
g) nomination du ou des vérificateurs;
h) s’il y a lieu, ratification de nouveaux règlements, abrogation, modification de règlements existants, remise en vigueur des règlements;
i) modification ou changement des lettres patentes.

7.02 Assemblée générale spéciale – Une assemblée générale spéciale est convoquée et tenue au siège social du Conseil de presse du Québec ou à un endroit déterminé par le conseil d’administration, et ce pour toutes fins, de la façon suivante :

a) sur ordre du conseil d’administration ou du président, ou
b) à la demande écrite de sept membres du conseil d’administration, ou
c) à la demande d’un administrateur ayant droit de vote lorsque, à cause de vacances, le nombre des administrateurs en fonction est moindre que le quorum prévu à l’article 7.07 pourvu qu’un avis soit donné conformément aux dispositions de 7.03.

7.03 Avis des assemblées  – Un avis écrit mentionnant le jour, l’heure, l’endroit et l’objet d’une assemblée générale doit être donné à chacun des membres prévus à l’article 4 du présent Règlement. Cet avis est remis à chacun des membres ou leur est envoyé par la poste, par télécopieur ou par courrier électronique à leur dernière adresse connue. Dans chaque cas, le délai est d’au moins cinq jours et d’au plus 30 jours avant la date de la tenue de l’assemblée. Cet avis est donné par le secrétaire général, par un autre dirigeant désigné par le conseil d’administration ou par la personne qui convoque l’assemblée. Il n’est pas nécessaire que l’avis soit signé à la main.

Dans le cas d’une assemblée générale spéciale, le délai de cinq jours peut être réduit si tous les administrateurs en fonction sont présents.

7.04 Omission de transmettre l’avis – L’omission involontaire de transmettre un avis d’assemblée pour des raisons échappant au contrôle du Conseil de presse du Québec, ou le fait qu’un membre ne l’ait pas reçu, n’invalide de ce fait aucune résolution adoptée ni aucune des procédures utilisées à cette assemblée.

7.05 Avis incomplet – L’omission involontaire de mentionner dans l’avis d’une assemblée générale annuelle ou spéciale une affaire que la Loi ou ses règlements requièrent de traiter à cette assemblée n’empêche pas cette dernière de traiter validement de l’affaire.

7.06 Renonciation à l’avis – Un membre peut renoncer par écrit, télécopieur ou courrier électronique à l’avis de convocation d’une assemblée, soit avant, soit après la tenue de celle-ci. Sa présence à l’assemblée équivaut à une renonciation, sauf s’il y assiste spécialement pour s’opposer à sa tenue en invoquant l’irrégularité de sa convocation.

7.07 Quorum – Le quorum est constitué des membres présents pourvu que la majorité des administrateurs en fonction en fasse partie et qu’un membre issu de chaque secteur représenté au conseil d’administration soit présent.

7.08 Permanence du quorum – Si le quorum est atteint à l’ouverture de l’assemblée des membres, l’assemblée peut validement être tenue malgré le fait que le quorum ne soit pas maintenu en tout temps pendant l’assemblée.

Toutefois, en tout temps au moins un administrateur représentant chacun des secteurs représentés au conseil d’administration doit être présent.

7.09 Ajournement – Qu’il y ait quorum ou non, une assemblée des membres peut être ajournée par le vote de la majorité des membres présents. La reprise de l’assemblée ajournée a lieu au jour, à l’endroit et à l’heure déterminés par ses membres et ce, sans autre avis si le quorum requis est atteint. À défaut de quorum, un avis écrit d’au moins cinq jours doit être donné concernant la date de la reprise de l’assemblée ajournée. Une affaire qui aurait pu être traitée à une assemblée avant son ajournement peut tout autant être traitée à la reprise de l’assemblée où il y a quorum. S’il n’y a pas de quorum à la reprise de l’assemblée ajournée, cette dernière est réputée s’être terminée immédiatement après l’ajournement.

7.10 Votation et qualification – Sauf s’il en est autrement prescrit par la Loi, par l’acte constitutif ou par un règlement du Conseil de presse du Québec, seuls les administrateurs, les représentants des médias membres du Conseil et les représentants des organismes associés ont chacun un droit de vote lors de la tenue d’une assemblée générale des membres.

Un membre peut donner une procuration à un autre membre de l’assemblée afin d’assumer son droit de vote sur des éléments précis de l’ordre du jour de l’assemblée. Cette procuration doit être consignée par écrit et remise au secrétaire général avant l’assemblée générale.

7.11 Président de l’assemblée – Le président du Conseil de presse du Québec préside les assemblées des membres. En l’absence du président ou par suite de son incapacité d’agir à ce titre, le vice-président du Conseil de presse du Québec préside les assemblées générales des membres.

En cas d’absence du président ou du vice-président ou par suite de leur incapacité à exercer leurs fonctions, tout membre désigné au préalable par le président ou le vice-président, selon le cas, ou tout membre élu par le conseil d’administration à cette fin préside les assemblées générales des membres.

7.12 Secrétaire de l’assemblée – Le secrétaire général, ou une personne désignée par le président de l’assemblée, agit comme secrétaire.

7.13 Scrutateurs – Le président d’une assemblée des membres peut nommer une ou des personnes pour y agir comme scrutateurs, que ces personnes soient ou non des dirigeants ou des membres du Conseil de presse du Québec.

7.14 Procédures d’assemblées – Le président de l’assemblée dirige les délibérations et veille à leur bon déroulement. Il établit d’une façon raisonnable et impartiale la procédure selon les règles habituellement suivies lors des assemblées délibérantes. Il décide de toute question. Ses décisions sont définitives et lient les membres, sauf si elles sont renversées par un vote à main levée aux deux tiers des voix exprimées.

7.15 Décision – Sauf s’il en est autrement prescrit par la Loi, par l’acte constitutif ou par un règlement du Conseil de presse du Québec, les décisions sont prises par vote majoritaire et, en cas d’égalité des voix, le président de l’assemblée a droit à un second vote ou vote prépondérant.

7.16 Vote à main levée – Sauf s’il en est autrement prescrit par la Loi, par l’acte constitutif ou par un règlement du Conseil de presse du Québec, un vote peut être pris à main levée à moins que le vote au scrutin secret ne soit demandé. Lorsque le président de l’assemblée déclare qu’une résolution a été adoptée, à l’unanimité ou par une majorité spécifiée, ou rejetée, cette déclaration est inscrite au procès-verbal de l’assemblée. Cette inscription constitue une preuve suffisante de l’adoption ou du rejet de cette résolution et il n’est pas nécessaire d’établir le nombre ou la proportion des votes enregistrés.

7.17 Vote au scrutin secret – À la demande d’un membre, le président de l’assemblée doit permettre l’expression d’un vote par scrutin secret.

7.18 Adresse des membres – Un membre doit fournir à la corporation une adresse postale et/ou une adresse électronique à laquelle lui sont expédiés les avis qui lui sont destinés.

8. Conseil d’administration

8.01 Composition – Les affaires du Conseil de presse du Québec sont administrées par un conseil d’administration composé de 22 administrateurs:

a) sept sont issus du secteur des médias d’information;
b) sept sont issus du secteur des journalistes;
c) huit, dont le président, sont issus du public.

8.02 Nomination du président et des administrateurs –

a) La nomination d’un administrateur est faite par le conseil d’administration et ratifiée par l’assemblée générale annuelle.
b) Le mandat d’un administrateur est de deux ans et il est renouvelable deux fois sans autre formalité. Le conseil d’administration peut prolonger le mandat d’un administrateur d’une année additionnelle, s’il juge qu’une conjoncture exceptionnelle ou des raisons majeures le justifient.
c) Toute nomination est effective au moment de l’adoption d’une résolution du conseil d’administration à cet effet.
d) Les sept administrateurs issus du secteur des médias d’information sont nommés par le conseil d’administration, après recommandation des membres constitutifs du secteur des médias d’information:

i. Les Quotidiens du Québec inc. : deux administrateurs;
ii. Hebdos Québec : un administrateur;
iii. La Société Radio-Canada : un administrateur;
iv. Télé-Québec : un administrateur;
v. Les radios-télédiffuseurs privés (Bell Média et Cogeco) : un administrateur;
vi. Les magazines : un administrateur.

e) Les sept administrateurs issus du secteur des journalistes sont nommés par le conseil d’administration, après recommandation des membres constitutifs du secteur des journalistes:

i. La Fédération professionnelle des journalistes du Québec : cinq administrateurs;
ii. La Fédération nationale des communications (CSN) : deux administrateurs.

f) Le président du Conseil de presse du Québec est nommé par le conseil d’administration après avis public de recrutement publié dans les médias et sur recommandation d’un comité tripartite de sélection. Cette nomination requiert un vote d’au moins les deux tiers des membres du conseil d’administration pour un mandat de quatre ans, renouvelable une fois, requérant la même majorité.
g) Les sept autres administrateurs issus du public sont nommés par le conseil d’administration après avis public de recrutement et sur recommandation d’un comité de sélection formé de trois administrateurs représentant le secteur du public.
h) Le président du Conseil de presse du Québec et les sept autres administrateurs venant du public ne peuvent être liés directement ou indirectement au secteur des médias d’information ni à celui des journalistes.
i) Le conseil d’administration ne peut nommer à la présidence un ancien journaliste ou une personne qui a déjà été liée au secteur des médias d’information que si celui-ci ou celle-ci n’a plus de lien d’emploi depuis au moins un an avec un média d’information.
j) Les administrateurs issus du public doivent résider au Québec.

8.03 Participation aux réunions – Tous les administrateurs doivent assister à au moins une réunion du conseil d’administration au cours d’un exercice financier du Conseil de presse du Québec.

En outre, à l’exception du président, un administrateur ne peut être absent à plus de trois réunions des sous-comités des plaintes auxquels il est assigné au cours de cette même période.

À défaut de remplir ces obligations, le conseil d’administration peut décider de destituer cet administrateur. Cette décision doit être prise après avoir permis à l’administrateur de s’exprimer sur la question.

8.04 Vacances – Tant qu’il y a quorum, les administrateurs en fonction peuvent agir même s’il y a vacance au conseil d’administration. Ils peuvent également élire un nouvel administrateur pour remplir un siège vacant.

8.05 Rémunération – Les administrateurs n’ont droit à aucune rémunération. Cependant, ils ont droit au remboursement de leurs frais de déplacement pour assister à toutes les réunions du Conseil de presse du Québec auxquelles ils sont convoqués, selon la politique en vigueur, ainsi que de tous ses autres débours faits pour les affaires du Conseil de presse du Québec.

8.06 Fin du mandat d’un administrateur – Le poste d’un administrateur devient automatiquement vacant :

a) s’il cesse d’être un membre du conseil d’administration;
b) s’il démissionne de son poste et au moment où cette démission prend effet;
c) s’il décède;
d) s’il est destitué de ses fonctions conformément à ce Règlement.

8.07 Démission d’un administrateur – Un administrateur peut démissionner de son poste en donnant au secrétaire général du Conseil de presse du Québec un avis écrit de son intention de démissionner. À moins qu’une date ultérieure ne soit stipulée dans cet avis, la démission prend effet à la réception de cet avis.

8.08 Destitution – Tout administrateur peut, pour cause, être démis de ses fonctions par un vote des deux tiers des administrateurs dont au moins un membre issu de chacun des secteurs, lors d’une réunion régulière ou spéciale du conseil d’administration.

8.09 Responsabilité des administrateurs et des dirigeants – Un administrateur ou dirigeant n’est pas responsable des pertes, des dépenses ou des dommages subis par la corporation alors qu’il est en fonction, à l’exception de ceux qui découlent de sa négligence grossière, de son omission volontaire ou de la Loi.

8.10 Pouvoirs généraux – Le conseil d’administration gère et administre les affaires de la corporation au moyen de règlements et de résolutions et peut exercer toute l’autorité et tous les pouvoirs, faire tous les actes et tout ce que la corporation est autorisée à accomplir, à moins que la Loi ou les règlements n’en confèrent l’autorité qu’à l’assemblée générale des membres.

8.11 Divulgation d’intérêts – Les administrateurs siègent à titre personnel et doivent éviter toute situation les plaçant en conflit d’intérêts.

Un administrateur doit divulguer au conseil d’administration l’intérêt financier ou d’une autre nature qu’il a, directement ou indirectement, avec l’individu, la société ou la personne morale qui transige avec le Conseil de presse du Québec ou qui désire le faire. L’administrateur en question n’a pas le droit de voter lors de l’adoption d’une résolution relative à une affaire dans laquelle il a un intérêt.

Les administrateurs doivent de plus respecter les règles prévues au Code d’éthique des administrateurs.

8.12 Budget – Toute résolution concernant l’adoption du budget doit être approuvée par les deux tiers des membres du conseil d’administration, dont la moitié des représentants de chacun des secteurs présents lors du vote.

8.13 Réunions – Le conseil d’administration doit se réunir au moins quatre fois au cours de l’année financière.

8.14 Autres réunions – Le conseil d’administration peut se réunir en tout temps et à n’importe quel endroit sur convocation du président, du vice-président ou de deux administrateurs, pourvu qu’avis en soit donné à chaque administrateur. Cet avis n’est toutefois pas nécessaire si tous les administrateurs sont présents ou y ont renoncé par écrit.

8.15 Réunion en cas d’urgence – Le président du Conseil de presse du Québec, le secrétaire général ou au moins trois membres peuvent, à leur discrétion, décider de l’urgence de la convocation d’une réunion du conseil d’administration. Dans une telle éventualité, ils donnent avis de la convocation aux administrateurs par téléphone ou par télécopieur ou par courrier électronique, pas moins de 24 heures avant la tenue de la réunion. Cet avis de convocation suffit à la validité de la réunion d’urgence.

8.16 Avis des réunions – Un avis de convocation est suffisant s’il indique le jour, l’heure et l’endroit de la réunion et s’il est envoyé par courrier, télécopieur ou courrier électronique au moins cinq jours avant la réunion. Il est soit envoyé à la dernière adresse connue de travail ou de domicile de l’administrateur ou acheminé au numéro de télécopieur ou à l’adresse électronique fournis par l’administrateur. Si cet avis est transmis directement par téléphone ou de main à main, le délai est alors réduit à 24 heures. L’avis est donné par le secrétaire général ou par un autre dirigeant désigné par le président du Conseil de presse du Québec ou les administrateurs. Il n’est pas nécessaire que l’avis soit signé non plus que de mentionner la nature des questions qui seront traitées à l’assemblée.

8.17 Quorum – Le quorum est constitué de la majorité des administrateurs en fonction dont au moins un membre issu de chacun des trois secteurs représentés au conseil d’administration.

8.18 Permanence du quorum – Si le quorum est atteint à l’ouverture de la réunion, cette dernière peut validement être tenue malgré le fait que le quorum ne soit pas maintenu en tout temps.

8.19 Ajournement – Qu’il y ait quorum ou non, une réunion du conseil d’administration peut être ajournée de temps à autre par le vote de la majorité des administrateurs présents. Elle peut être reprise par la suite sans qu’il soit nécessaire de donner un nouvel avis, s’il y avait quorum au moment de l’ajournement. Les administrateurs constituant le quorum lors de l’ajournement ne sont pas tenus de constituer le quorum à la reprise de la réunion. S’il n’y a pas quorum à la reprise de la réunion ajournée, cette dernière est réputée s’être terminée immédiatement après l’ajournement.

8.20 Votes – Sous réserve de dispositions à l’effet contraire, toute question soumise au conseil d’administration est décidée à main levée, à la majorité des voix. Toutefois, à la demande d’un administrateur présent à une assemblée du conseil d’administration, le président de l’assemblée doit permettre l’expression d’un vote par scrutin secret.

Tout administrateur a droit à un vote et le président de l’assemblée dispose d’un vote prépondérant en cas de partage égal des voix.

8.21 Président de réunion – Le président du Conseil de presse du Québec préside les réunions du conseil d’administration. S’il ne peut agir, le vice-président ou, à défaut, un administrateur élu par le conseil d’administration préside la réunion.

8.22 Secrétaire de réunion – Le secrétaire général ou, en son absence, une personne nommée par le président de la réunion agit comme secrétaire.

8.23 Renonciation à l’avis – Un administrateur peut renoncer par écrit, télécopieur ou courrier électronique à l’avis de convocation d’une réunion du conseil d’administration, soit avant, soit après la tenue de celle-ci. Sa présence à la réunion équivaut à une renonciation, sauf s’il y assiste spécialement pour s’opposer à sa tenue en invoquant l’irrégularité de sa convocation.

8.24 Procédure – Le président de la réunion veille à son bon déroulement, soumet au conseil d’administration les propositions sur lesquelles un vote doit être pris et, d’une façon générale, établit la procédure de façon raisonnable et impartiale selon les règles habituellement suivies lors des assemblées délibérantes.

8.25 Validité des actes des administrateurs – Même si l’on découvre postérieurement qu’il y a eu quelque irrégularité dans l’élection ou la nomination d’un administrateur ou d’une personne qui agit comme tel, ou même si des membres du conseil d’administration étaient disqualifiés, un acte fait par le conseil d’administration ou par une personne qui agit comme administrateur est aussi valide que si chacune des personnes visées avait été dûment nommée ou élue ou était qualifiée pour être administrateur.

8.26 Résolutions écrites – Exceptionnellement, les résolutions du conseil d’administration, du bureau de direction ou de tout comité peuvent être approuvées par voie électronique ou courrier régulier. Le secrétaire général les envoie à l’adresse postale ou électronique de chaque administrateur qui doit consigner son vote par écrit dans le délai prévu dans l’envoi qui ne peut être de moins de 48 heures.

Les règles prévues à l’article 8.20 s’appliquent au vote par courrier régulier et par voie électronique.

Le secrétaire général fait part du résultat aux administrateurs au plus tard à la réunion du conseil d’administration qui suit ce vote.

Les résolutions écrites, signées par tous les administrateurs habiles à voter sur ces résolutions lors des assemblées du conseil d’administration, ont la même valeur que si elles avaient été adoptées au cours de l’une de ces réunions. Un exemplaire de ces résolutions est conservé avec les procès-verbaux des délibérations du conseil d’administration.

8.27 Vote électronique sur demande – Un administrateur peut, sur demande écrite (courrier, télécopieur ou courrier électronique) justifiant son absence à une réunion du conseil d’administration pour des motifs sérieux et exceptionnels, demander que le vote sur certains sujets à l’ordre du jour de la réunion soit pris de façon électronique. Ce mécanisme, ainsi que son échéance, doivent être approuvés par les deux tiers des membres présents à la réunion.

Cette demande doit être remise au secrétaire général préalablement à la réunion et identifier quels points précis de l’ordre du jour sont visés par la demande de vote électronique.

Préalablement au vote électronique, le secrétaire général transmet aux membres un sommaire des discussions tenues au sujet des points à l’ordre du jour visés par la demande.

8.28 Téléconférences – Les administrateurs peuvent, si tous sont d’accord, participer à une réunion du conseil d’administration à l’aide de tous moyens permettant à tous les participants de communiquer oralement entre eux. Ils sont alors réputés avoir assisté à la réunion.

9. Bureau de direction

9.01 Composition et mandat – Sous réserve des pouvoirs conférés au conseil d’administration ou à l’assemblée générale des membres, l’administration courante relève d’un bureau de direction nommé par le conseil d’administration et constitué du président, du vice-président, du secrétaire général, d’un représentant du public, d’un représentant des journalistes et d’un représentant des médias, dont le trésorier choisi parmi les trois précédents.

Les membres du bureau de direction sont nommés pour deux ans ou jusqu’à l’expiration de leur mandat au conseil d’administration, leur démission ou leur destitution.

9.02 Quorum – Le quorum est constitué de la majorité des membres du bureau.

10. Dirigeants

10.01 Président – Le président dirige le Conseil de presse du Québec, le conseil d’administration et le bureau de direction et est le porte-parole du Conseil de presse ou du conseil d’administration sur tous les sujets relatifs à la qualité et à la liberté de l’information, à la liberté de presse et au droit du public à l’information.

De plus, le président fait partie d’office de toutes les commissions et de tous les comités du Conseil de presse du Québec à l’exception des sous-comités des plaintes, du comité de recevabilité et de la commission d’appel.

10.02 Mandat du président – Le président est nommé par le conseil d’administration selon les modalités prévues à l’article 8.02 f).

10.03 Vice-président – Le vice-président est choisi parmi les administrateurs issus du public par au moins les deux tiers des membres du conseil d’administration. Il exerce les pouvoirs et l’autorité et remplit les devoirs que peuvent de temps à autre prescrire les administrateurs ou le président. Son mandat est de deux ans et peut être renouvelé jusqu’à l’expiration de son mandat comme membre du conseil d’administration, sa démission ou sa destitution. En l’absence ou en cas d’incapacité d’agir du président, le vice-président en assume les fonctions.

10.04 Secrétaire général – Il est le premier conseiller des dirigeants et du conseil d’administration. Il assiste aux assemblées des membres, du conseil d’administration et du bureau de direction et en dresse les procès-verbaux. Il donne avis de la tenue de ces assemblées. Il est le gardien du sceau et des registres, livres, documents et archives du Conseil de presse du Québec. Il doit de plus exercer les autres fonctions qui lui sont dévolues de temps à autre par le conseil d’administration. Il est responsable devant le conseil d’administration et doit lui rendre compte. Le secrétaire général est un employé du Conseil de presse du Québec sous la responsabilité du président.

10.05 Trésorier – Le trésorier assume la responsabilité des finances du Conseil de presse du Québec, avec l’assistance du secrétaire général. Il doit veiller au respect des règles internes en matière de dépôt d’argent et des autres valeurs de la corporation. Il doit, chaque fois qu’il en est requis, rendre compte au président et aux administrateurs de la situation financière du Conseil de presse. Aussitôt que possible après la clôture de l’année financière, il doit soumettre au président et aux administrateurs les états financiers vérifiés relatifs à cet exercice. Il a la charge, la garde et la responsabilité des livres de comptes. Sous l’autorité du président, il exerce tous les pouvoirs et remplit tous les devoirs que les administrateurs ou le président peuvent de temps à autre prescrire.

Son mandat est de deux ans et peut être renouvelé par le conseil d’administration jusqu’à l’expiration de son mandat comme membre du conseil d’administration, sa démission ou sa destitution.

10.06 Élection ou nomination des dirigeants – Si le conseil d’administration doit élire ou nommer de nouveaux dirigeants, il le fait dès la réunion tenue immédiatement après la constatation de la vacance du poste si toutes les conditions le permettent. Les dirigeants sortants restent en fonction jusqu’à l’élection ou la nomination de leurs successeurs.

10.07 Durée d’office – À moins qu’il n’en soit autrement ordonné par le conseil d’administration au moment de leur élection ou nomination, les dirigeants occupent leur charge à partir du jour de leur nomination jusqu’à celui de leur remplacement.

10.08 Démission et destitution des dirigeants – Un dirigeant peut démissionner en tout temps en donnant sa démission par écrit au président du Conseil de presse du Québec, au secrétaire général ou aux administrateurs lors de la tenue d’une assemblée du conseil d’administration. Un dirigeant peut être destitué en tout temps, par résolution adoptée par les deux tiers des membres présents à l’assemblée du conseil d’administration.

10.09 Rémunération – La rémunération des dirigeants du Conseil de presse du Québec  est fixée par le conseil d’administration.

10.10 Pouvoirs et devoirs des dirigeants – Sauf disposition contraire de la Loi ou des règlements, chaque dirigeant accomplit les devoirs et exerce les pouvoirs ordinairement attachés à son poste et ceux qui lui sont dévolus par le conseil d’administration.

11. Commissions et comités

11.01 Le conseil d’administration peut former des comités ou commissions tripartites auxquels il peut confier un des pouvoirs suivants :

a) traiter et disposer des plaintes reçues du public concernant des manquements à la déontologie journalistique, la liberté de presse et le droit à l’information;
b) préparer avis, mémoires, recommandations, travaux de recherche et de réflexion sur toutes questions touchant la liberté de presse et le droit du public à l’information;
c) traiter de tout mandat relatif à la gestion des affaires du Conseil de presse du Québec;
d) traiter de toute autre question ou démarche qu’il détermine.

12. Comité d’audit

12.01 Composition et mandat

a) Le comité d’audit est composé de trois administrateurs. Les membres du comité sont nommés par le conseil d’administration;
b) les membres du comité d’audit doivent posséder une compétence ou de l’expérience en matière comptable, financière ou de vérification;
c) la durée du mandat des membres du comité est de deux ans. Ces mandats sont renouvelables;
d) la durée du mandat du président du comité est de deux ans et ce mandat est renouvelable.

12.02 Rôles et responsabilités – Les rôles et les responsabilités exercés par le comité d’audit interne sont les suivants :

a) examiner les états financiers, s’assurer notamment de leur fiabilité et en recommander l’approbation par le conseil d’administration;
b) approuver le plan annuel d’audit interne et en informer le conseil d’administration;
c) veiller à ce que des mécanismes de contrôle interne adéquats et efficaces soient mis en place;
d) évaluer périodiquement, en collaboration avec le secrétaire général, la pertinence et l’efficacité des systèmes de contrôle interne et acheminer des recommandations au conseil d’administration, le cas échéant;
e) s’assurer que soit mis en place et appliqué un processus de gestion des risques pour la conduite et la continuité des affaires du Conseil de presse;
f) soumettre, à la demande du conseil d’administration, des propositions de politiques d’encadrement de la gestion des risques financiers, stratégiques, opérationnels, de partenariat ou relatifs à la réputation;
g) s’assurer qu’un plan visant une utilisation optimale des ressources du Conseil de presse du Québec soit mis en place et en assurer le suivi;
h) aviser le conseil d’administration dès qu’il découvre des opérations ou des pratiques de gestion qui ne sont pas saines ou qui ne sont pas conformes aux lois, aux règlements ou aux politiques du Conseil de presse du Québec;
i) s’assurer de la bonne performance financière du Conseil de presse du Québec, réviser toute activité portée à son attention susceptible de nuire à celui -ci et faire des recommandations au conseil d’administration, le cas échéant;
j) évaluer le rendement et la performance du comité ainsi que de ses membres et analyser les résultats de l’évaluation en vue d’apporter des améliorations au fonctionnement du comité et de faire des recommandations au conseil d’administration, le cas échéant;
k) faire rapport au conseil d’administration sur ses travaux et la tenue de ses réunions;
l) faire des recommandations au conseil d’administration ou lui présenter tout rapport qu’il juge utile dans toute matière qui le concerne.

12.03 Fonctionnement

a) le président du comité d’audit est désigné parmi et par les membres du comité. Il voit au bon fonctionnement des réunions. Il présente au conseil d’administration les rapports du comité;
b) le président du conseil d’administration  peut participer à toute réunion du comité, mais n’y a pas droit de vote, à moins qu’il n’en soit membre. Il ne peut toutefois pas être président du comité;
c) le comité tient au moins trois réunions par année, lesquelles sont convoquées par le secrétaire du comité;
d) à la demande du président du conseil d’administration, du président du comité ou du secrétaire général, le secrétaire du comité d’audit peut convoquer d’autres réunions du comité;
e) le comité rend compte une fois par année au conseil d’administration au moyen de son rapport annuel d’activités couvrant la période du 1er janvier au 31 décembre, portant notamment sur l’exécution de son mandat en général, lors de la 1ère réunion du conseil d’administration tenue après le 1er mars;
f) le secrétaire général participe généralement aux réunions du comité, mais n’a pas droit de vote. Le comité peut toutefois demander que des réunions soient convoquées et tenues en son absence.

13. Responsabilité civile et criminelle

13.01 Poursuite par un tiers – La corporation prend fait et cause pour tout administrateur poursuivi par un tiers pour un acte fait dans l’exercice de ses fonctions. À cette fin, la corporation assume tous les frais judiciaires et extrajudiciaires de même qu’elle paie les dommages-intérêts, le cas échéant, sauf si l’administrateur concerné a commis une faute lourde.

Toutefois, dans le cas d’une poursuite pénale ou criminelle, la corporation peut assumer les frais judiciaires et extrajudiciaires de l’administrateur inculpé. La corporation paie si l’administrateur est déclaré non coupable, libéré des procédures ou sur résolution des deux tiers des administrateurs.

13.02 Perte de revenus – La corporation compense les pertes de salaires ou d’honoraires pour tout administrateur faisant l’objet d’une poursuite.

13.03 Perte de qualité – La corporation ne peut suspendre ou destituer un administrateur tenu responsable ou déclaré coupable par un tribunal pour un acte accompli de bonne foi dans l’exercice de ses fonctions.

13.04 Prolongement aux employés – La corporation étend à ses employés les conditions inscrites aux articles 13.01, 13.02 et 13.03.

14. Livres de la corporation

14.01 Livres de la corporation – Le Conseil de presse du Québec tient à son siège social un livre contenant :

a) son acte constitutif et ses règlements;
b) les noms, par ordre alphabétique, de toutes les personnes qui sont ou qui ont été membres;
c) l’adresse de chacun des organismes ou institutions et de chacun des membres issus du public pendant qu’ils sont membres;
d) les nom, prénom, adresse et profession de chacun des administrateurs en indiquant, pour chaque mandat, la date à laquelle il commence et celle à laquelle il se termine; et
e) les procès-verbaux des assemblées générales des membres.

14.02 Procès-verbaux des assemblées du conseil d’administration – Les administrateurs tiennent également un registre de leurs délibérations et des résolutions écrites en tenant lieu.

15. Effets négociables, contrats, votes sur actions, déclarations judiciaires

15.01 Chèques, lettres de change, etc. – Les chèques, lettres de change, billets à ordre et autres effets négociables doivent être signés par la personne ou le dirigeant désigné par le conseil d’administration. À moins d’une résolution du conseil d’administration à l’effet contraire, les endossements de chèques, lettres de change, billets à ordre ou autres effets négociables, payables à la corporation, doivent être faits pour recouvrement ou pour dépôt au crédit de la corporation auprès d’une institution financière dûment autorisée. Ces endossements peuvent être faits au moyen d’un tampon ou d’autres dispositifs.

15.02 Soumission de contrats ou de transactions pour l’approbation des membres – Le conseil d’administration peut, à sa discrétion, soumettre un contrat, un acte ou une transaction pour en obtenir l’approbation, la ratification ou la confirmation à une assemblée générale annuelle ou spéciale des membres convoquée à cette fin. Un contrat, un acte ou une transaction approuvé, ratifié ou confirmé par résolution adoptée à la majorité des voix émises à cette assemblée (sauf si la Loi, l’acte constitutif ou un règlement du Conseil de presse du Québec imposent des exigences différentes ou supplémentaires) a la même valeur et lie la corporation et ses membres comme si l’approbation, la ratification ou la confirmation émanait de chacun des membres du Conseil de presse du Québec.

15.03 Contrats, documents ou autres écrits – Les contrats, documents ou autres écrits faits dans le cours ordinaire des affaires du Conseil de presse du Québec et requérant la signature de celui-ci peuvent être validement signés par le président du Conseil de presse ou le vice-président et par le secrétaire général ou le trésorier. Les contrats, documents ou autres écrits ainsi signés lient la corporation, sans autre formalité ou autorisation. Le conseil d’administration a le pouvoir de nommer par résolution un autre dirigeant ou une autre personne pour signer au nom du Conseil de presse du Québec des contrats, documents ou autres écrits et cette autorisation peut être générale ou spécifique. Le sceau du Conseil de presse du Québec peut, sur demande, être apposé sur les contrats, documents ou autres écrits signés.

15.04 Déclarations judiciaires – Le président du Conseil de presse du Québec, le vice-président, le secrétaire général, le trésorier ou un administrateur désigné par le conseil d’administration sont autorisés en vertu des présentes :

a) à faire, au nom de la corporation, les déclarations sur saisie-arrêt, avant ou après jugement, et à répondre aux interrogatoires sur faits et articles et autres procédures qui pourraient être nécessaires dans un litige concernant la corporation;
b) à faire les demandes en dissolution ou liquidation, ou les requêtes pour mise en faillite contre les débiteurs du Conseil de presse du Québec et consentir des procurations relatives à ces procédures;
c) à représenter la corporation aux assemblées des créanciers dans lesquelles elle a des intérêts à sauvegarder, et à voter et prendre les décisions pertinentes à ces assemblées.

Il est loisible cependant au conseil d’administration de nommer par résolution d’autres personnes dans le but de représenter la corporation pour les fins ci-dessus.

15.05 Immunité – Aucun membre ne peut intenter des poursuites contre le Conseil de presse du Québec ou ses administrateurs à moins d’une faute lourde ou d’une négligence grave.

16. Cotisations

16.01 Cotisation – La cotisation des membres constitutifs et des organismes associés est déterminée annuellement par le conseil d’administration.

16.02 Retrait – Un membre constitutif ou un organisme associé qui désire se retirer du Conseil de presse du Québec doit donner un avis préalable dans un délai d’un an avant le début de l’année financière. Pendant la durée de cet avis, il doit continuer à verser sa cotisation jusqu’à la fin de l’année financière.

16.03 Disposition transitoire – La cotisation en vigueur au moment de l’adoption du présent Règlement est maintenue et sert de taux de base.

17. Dissolution liquidation

17.01 Dissolution de la corporation – En cas de dissolution de la corporation, le solde des biens après paiement des dettes doit être distribué à des organismes professionnels ou sociaux qui partagent les objectifs du Conseil de presse du Québec ou à des organismes, personnes ou maisons d’enseignement faisant des recherches sur la liberté de presse ou sur le droit du public à l’information.

18. Dispositions finales

18.01 Entrée en vigueur – Le présent Règlement remplace en tout et en partie le Règlement numéro 1 du Conseil de presse du Québec. Il entre en vigueur à la date choisie par le conseil d’administration.

ADOPTÉ PAR LE CONSEIL D’ADMINISTRATION le 9 décembre 2016.

Amendé par le conseil d’administration du Conseil de presse du Québec le 13 décembre 2019. (article 2 b)

Amendé par le conseil d’administration du Conseil de presse du Québec le 16 juin 2020. (articles 4.02 b) et 8.02 d)

Amendé par le conseil d’administration du Conseil de presse du Québec le 24 mars 2023. (articles 3.01 a), 4.02 a), 4.04 et 7.10)